Een bruiloft organiseren is soms nogal een taak. Je hebt met verschillende mensen en partijen te maken. Je wilt het liefst iedereen tevreden stellen maar je wilt niet je eigen ideeën en gevoel onder het tapijt schuiven. Vandaag geef ik je een paar tips die je weg naar je grote dag een stukje makkelijker maken.
Stay organized
Een bruiloft organiseren is niet altijd een simpel en makkelijk project. Vaak moet je drie of vier dingen tegelijk regelen. Daarom is het belangrijk om zo goed mogelijk georganiseerd te blijven. Koop een multomap waarin je alles documenteert. In je map heb je informatie over je budget, een checklist, foto’s, kleurensamples etc. Overweeg een aparte e-mailadres aan te maken voor correspondentie met leveranciers en alles wat met de bruiloft te maken heeft.
Beslissingen die gemaakt moeten worden
Stel je budget vast
Elke bruid zou wel een megegroot budget willen. Helaas is dit niet bij iedereen het geval. Voordat je je gaat verdiepen in alle mooie jurken en decoratie, is het belangrijk om vast te leggen hoeveel je wilt spenderen aan de bruiloft. Deel je budget ook onder is sub-budgetten. Denk hierbij aan een budget voor je trouwkleding, maar ook aan wat je wilt uitgeven aan een locatie.
Wie betaalt wat?
Ga met alle familieleden rond de tafel zitten. De kans is groot dat veel familieleden willen bijdragen aan de bruiloft. De een doet dat door de catering te bet
alen, de ander schenkt bijvoorbeeld bloemen. Of ze geven geld en laten het aan het bruidspaar over om te beslissen hoe het wordt ingezet. Maar ondanks dat je familie bijdraagt, blijft het jullie financiële verantwoordelijkheid.
Lijstjes maken
Maak een lijst van alle leveranciers waarvan je denkt dat je die nodig zult hebben. Denk aan: mandap, bruidsbank, dj, band, bloemen etc. Bepaal ook het budget dat je voor elk van ze hebt. Schrik niet van de prijzen. Er is altijd wel een manier om te snijden in kosten. Na het reserveren van de dienst zet je het juiste bedrag erachter.
Contracten
Wanneer je hebt beslist over een leverancier/dienst, vraag dan om een contract. Zo heb je zwart op wit wat je hebt besteld en wat de kosten ervan zijn. Veel bedrijven werken wel zo, maar hier en daar zijn er toch nog een paar die dat liever vermijden. Doet een leverancier/dienst echt moeilijk hierover, doe er dan verstandig aan om verder te kijken.
Houd je aan je budget
Ga geen leningen aan omdat je over je budget bent gegaan. Het is namelijk niet nodig. Wanneer je duidelijk een budget hebt vastgesteld behoedt het je namelijk ook om buiten je budgetsgrens te kijken.
Werken met professionals
Tijdens het plannen van je bruiloft krijg je te maken met veel en verschillende soorten mensen. Van familieleden die van alles voor je willen doen tot aan de leveranciers en diensten die je inschakelt om je bruiloft tot een hoogtepunt te brengen. Want zeg zelf, je bruiloft zal je grootste party ooit zijn. De professionals zijn mensen die in een zucht weten wat je bedoelt wanneer je zegt ‘vintage’. Zij hebben daar meteen een beeld bij. Hier een paar tips om alles zo vlekkeloos mogelijk te laten verlopen.
Vertrouw op de expertise
Een bruiloft is een uniek feest en er zijn zat mensen die hierin gespecialiseerd zijn. Zij zijn dagelijks bezig in de branche en weten alle in en outs. Ze weten ook om te gaan met koppels die niet zo goed weten wat ze willen, of die juist afgeremd moeten worden.
Vergelijk het werk van verschillende professionals
Kies zorgvuldig je leverancier/dienst uit. Iemand die verstand heeft van de branche, iemand die oprecht geïnteresseerd is hun klant.
Plan afspraken
Het kan soms lastig een voorstelling te maken van iets dat je op internet hebt gezien. Je wilt het vaak toch graag in het echt bewonderen. Maak daarom altijd een afspraak met je leverancier/dienst. Zij hebben vaak een druk schema. Tijdens zo een afspraak gaat alle aandacht naar jou. Het is daarom jouw verantwoordelijkheid om op tijd te komen. Laat de leverancier/dienst ook op tijd weten of je gebruik gaat maken van de dienst.
Houd alles goed bij
Papierwerk lijkt overbodig maar misverstanden ver van je bed. Lees contracten goed door, let op de kleine lettertjes en wees niet verlegen om vragen te stellen. Let erop dat je trouwdatum(of datum van het desbetreffende feest) en de tijd goed genoemd staan in het contract. Laat daarnaast specifieke aspecten opnemen waar jullie het over gehad hebben. Neem een clausule ‘teruggavebeleid’ op in het geval je wilt annuleren of wanneer de dienst in gebreke blijft. En vergeet niet een kopie in je map te stoppen.
Kies een datum
Een datum kiezen kan lastig zijn. Gemiddeld neemt het organiseren van een bruiloft een paar maanden tot een jaar in beslag.
Kies verstandig
Hoe sneller je weet wanneer je wilt trouwen, hoe gerichter je je kunt focussen op het organiseren ervan. De reden waarom veel koppels ver van te voren een datum kiezen is de locatie. Leveranciers/diensten hebben vaak veel data vrij wanneer je ze benaderd voor een datum over een jaar. Wil je je bruiloft al over 3 maanden plannen, dan moet je je realiseren dat de locaties en diensten niet voor het oprapen liggen. Je zult het misschien moeten doen met een tweede keus.
Houd rekening met de seizoenen
Heb je een specifieke kleur in gedachten of een thema dat binnen een bepaald seizoen past. Of wil je een outdoor wedding? Deze wensen beperken je in het kiezen van een datum.
Kies een datum buiten het trouwseizoen
Mei tot en met augustus zijn de populaire trouwmaanden. Dat betekent dat je misschien een ‘nee, we zijn niet beschikbaar’ te horen krijgt. Trouwen buiten het seizoen? Diensten hebben een grotere beschikbaarheid en vaak tegen een ander tarief.
Ik hopen dat je wat hebt aan de tips. Mis je wat? Laat het me weten!
Simply Bliss
Aartie